1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Avoine Oy

Osoite: Opastinsilta 8E

00520 Helsinki

Puhelin: 0103090851

Y-tunnus: 1935337–5

Yhteyshenkilö: Tuomo Heikkilä

Sähköpostiosoite: Enable JavaScript to view protected content.

2 Tietosuojavastaava

Avoine Oy:n tietosuojavastaava:

Tuomo Heikkilä, Enable JavaScript to view protected content.

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Avoine Oy:n (jäljempänä ”Yhtiö”) asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, kumppanien edustajien, sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietoja.

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Yhtiön olemassa olevien asiakkaiden osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietoja käsitellään lisäksi Yhtiön tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja suoramarkkinointia sekä Yhtiön tutkimus- ja tuotekehitystoimintaa varten.

Potentiaalisia asiakkaita koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on Yhtiön palveluita ja tuotteita koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen.

Käsittelyperuste on tapauksesta riippuen Yhtiön käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu ja asiakkaiden osalta sopimussuhde Yhtiöön. Sähköisten suoramarkkinointiviestien lähettämisen perusteena on rekisteröidyn suostumus.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhtiö käsittelee seuraavia asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa sekä kumppanien edustajien henkilötietoja:

  • Asiakkaana olevan henkilön nimi ja henkilötunnus. Henkilötunnusta ei kerätä muilta rekisterissä olevilta henkilöiltä;
  • henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero); ja
  • henkilön edustama yritys/yhdistys ja asema yrityksessä/yhdistyksessä.
  • Sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
  • Erityisruokavalio (tapahtumailmoittautumiset)

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. rekisteröidyn tekemät yhteydenottopyynnöt Yhtiön verkkosivujen kautta ja rekisteröidyltä saadut käyntikortit) tai asiakasorganisaation edustajalta sopimussuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. (yleisesti pääkäyttäjä). Lisäksi henkilötietoja saadaan:

  • yritysten ja yhdistysten verkkosivuilta
  • Viranomaisilta (esim. viestintävirasto)
  • Julkisista rekistereistä
  • Sekä muista tietopalveluita myyviltä yrityksiltä

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhtiön myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneille Yhtiön lukuun suoritettavia markkinointitoimenpiteitä varten.

Henkilötietoja siirretään muun muassa sähköisen viestinnän yhteistyökumppaneille viestinnän toteuttamiseksi rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

8 Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhtiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhtiö on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhtiöön yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaiden ja niihin liittyvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja käsitellään kuten potentiaalisen asiakkaan henkilötietoja. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhtiölle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhtiön käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhtiön oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhtiölle, Yhtiö käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhtiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhtiö ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Yhtiössä on nimetty tietoturvaryhmä, jonka toimintaa johtaa tietoturvavastaava. Tietoturvavastaavan tehtävänä on tietoturvan johtaminen, esim. arviointi, kehittäminen, uhka-arviointi ja toimenpide-suunnittelu. Tietoturvaryhmä vastaa Yhtiön ja sen palveluiden tietoturvan organisatorisesta ja teknisestä riskien hallinnasta ja niiden kehittämisen investoinneista ja priorisoinnista.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhtiön tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhtiön ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhtiön käyttämät työasemat ja siirrettävät tallennusmediat ovat salattu.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Avoine Oy

Enable JavaScript to view protected content.

Opastinsilta 8E, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.11.2017.